פרסום מס. 6 מחכמת האמנות המעשית ("אומנות השיחה") : תפקידים ומשימות בשיחה

עד כה נגענו בפרסומים אלה בעיקר בהתבוננויות והבנות של השיחה. תהיינה עוד. למשל : התכונות הפלנטריות בשיחה וכיצד נאפשר להן להשלים אלה את אלה.

אך לאמנות השיחה יש, כמובן, גם שדה נרחב של מעשה (פרקטיקה). פרקים העוסקים בשאלות כמו איך להתכונן לשיחה ; איך לפתוח שיחה (על פי סוג המפגש) ; כללים להתנהלות ; המכשולים המרכזיים המסיטים שיחות ממסלולן הראוי ; כלים-מסייעים להתגברות על מכשולים אלה ; איך לסיים (בהתייחסות לסוג השיחה ולמטרתה) ; שלבים בשיחה המכוונת להחלטה ושלבים בשיחה המכוונת להבנת אירוע ; ועוד כהנה וכהנה.

הפעם נעסוק קצת בעניין התפקידים בשיחה.

כריסטופר שייפר, יועץ ארגוני והורה ולדורף שעסק הרבה בתהליכים ארגוניים בחברות מסחריות שונות וגם בקהילות-בתי-ספר, כותב :

"פעמים רבות קבוצות חושבות על הנהגה כמורכבת מהיושב ראש (של הפגישה, ר.ש.), ומתעלמות מריבוי תפקודי-ההנהגה שצוות, ועדה או קבוצה מוצלחים צריכים לבצע.

כאשר רואים את ההובלה כנמצאת בידי אדם יחיד, פעמים רבות מדי תוצאת התהליך תלויה בכישורים של אותו אדם. בקבוצות בשלות ואפקטיביות, כל חברי הצוות מרגישים אחראים ומבצעים מידה מסויימת של מנהיגות.

בפגישות בבתי ספר וולדורף – של צוות המורים, חבר-הנאמנים או ועדות עיקריות  אני מציע שלושה תפקידים פורמליים."

שייפר מתאר את שלושת התפקידים, וניתן לראות כי ההיגיון של חלוקת התפקידים הזו מתאים גם לפגישות קבוצתיות של גופים קהילתיים שונים.

התפקיד הראשון הוא היו"ר, האחראי על סדר היום של הפגישה, פותח ומוביל את השיחה ומסייע לקבוצה להשיג את יעדיה. תפקידו הוא לכוון ולאפשר, לא לאלץ או להוביל למסקנה מסויימת.. ניתן לומר שמרכז תשומת הלב של היו"ר הוא בתוכן, ב"מה" שעליו מדברים.

תפקיד שני, בגישה שמציג שייפר, הוא "יועץ התהליך" (או "מאמן" ). בזמן שהיו"ר מתמקד בתוכן הפגישה, יועץ התהליך אחראי על איכות התהליך, על התנהלות אפקטיבית של השיחה. הוא עשוי להציג שאלות שמעודדות ביטוי מעמיק או מגוון יותר של דעות והשקפות, להזמין מידע שלא בוטא עד אז, לחוש מתי יש תקיעות או חזרתיות, לשים לב לאיכות היחסים שבאים לביטוי, לאופי הדיבור וההקשבה, להיות רגיש אם מישהו נפגע או חושש לתרום את חלקו. הוא גם שם לב (ומעיר, אם יש בכך לתרום להתפתחות השיחה) לענייני נוהל של הפגישה. ככלל, כפי מעיד שם התפקיד, הוא מרוכז בתהליכים, ב"איך" של השיחה.

פעמים רבות מנחה-התהליך ירכז גם את שלב הסיכום והאיסוף בחלק האחרון של הפגישה.

מנחה כזה יכול להיות צופה מבחוץ או משתתף פעיל, אך חשוב (כך שייפר) שלא יהיה מעורב מדי בדיון המהותי או בקבלת החלטה – כיון שאז יאבד את האובייקטיביות ויכולת התובנה שלו. אני יכול להעיד שלא פעם, כשהנחיתי פגישות שונות בהרדוף (בעמדה של "יועץ תהליך"), משתתפים שונים לחצו עלי לבטא את עמדתי האישית בנושא שנדון. למרות שהסקרנות במקרה זה טבעית ומובנת – ההמלצה הברורה למנחה-התהליך היא לוותר על ביטוי כזה, בפרט אם הוא נוטה לצד מסוים. במקרים בהם "התפתיתי" להיענות ולבטא עמדה אישית , היה קשה למשתתפים להתייחס אלי לאחר מכן "בכובע" של המנחה האובייקטיבי, והקבוצה איבדה תפקוד חשוב.

התפקיד הפורמלי השלישי הוא הרשם ("רושם הפרוטוקול"). הוא אחראי לרשום החלטות , מסקנות ותמונות / דימויים מרכזיים. וכמובן : מי לקח על עצמו אחריות על איזה תחום או איזו משימה, ובאיזה טווח זמן. הרשם גם ידאג להפצה למי שרלבנטי (משתתפי השיחה ואחרים) וכשנדרש – להדפסה. זו גם יכולה לשמש להיזכרות  מהירה בתחילת הפגישה הבאה.

במקומותינו שכיח לראות "רכז" הממלא גם את תפקיד יו"ר הפגישה וגם את תפקיד הרשם – מה שפוגע לפחות באחד התפקידים פעמים רבות. את תפקיד מנחה-התהליך לרוב לא מאיישים כלל. מדי פעם מעיר מישהו באופן ספונטני "הערה תהליכית" כמו : "X  עדיין לא הצליח להגיד כלום" או "נסחפנו, בואו נחזור לנושא". מנחה תהליך שמתרכז בכך כתפקידו העיקרי יכול לתרום הרבה יותר מכך…

יש כמובן לא מעט פרטים נוספים, המיועדים לשכלל ולדייק את התפקידים. – איזה מהם מתאימים ל'רוטציה' בין המשתתפים ומתי רצוי אדם קבוע לאורך תקופה? מה רצוי לעשות בקבוצות של, למשל, 3 -5 משתתפים ? אילו תפקידים נחוצים בתהליכים מורכבים ומתמשכים לאורך זמן, שכוללים שיתוף של קבוצות שונות ?    וכמובן – תפקידו של "המשתתף מן השורה". בקבוצות "בשלות ואפקטיביות", כדבריו של שייפר, "כל חברי הצוות מרגישים אחראים ומבצעים מידה מסויימת של מנהיגות."   מה צריך המשתתף כדי להיות שותף לאחריות ולהובלת הקבוצה להשגת מטרותיה ? על כל אלה , בפרסומים עתידיים.

התחבר אל האתר